Il successo di un prodotto è legato al saper comunicare efficacemente e con chiarezza. La comunicazione è al centro di passaggi cruciali: allineamento tra team, gestione dei processi decisionali, condivisione di requisiti di prodotto, e altro ancora. Al di là dei cliché, la gestione efficiente di un prodotto non può prescindere da buone pratiche comunicative.
Il product manager è esposto quotidianamente a colleghi e stakeholder eterogenei per competenze, responsabilità e livello di coinvolgimento nelle diverse iniziative. Gestire la rete di rapporti e ottenere quel che occorre dalle parti coinvolte richiede uno sforzo consapevole per creare riti, strumenti e formati che facilitino la comunicazione.
In questo post discutiamo la centralità delle competenze comunicative da tre angoli specifici. Il primo, la necessità per un product manager di essere un poliglotta in grado di tradurre lo stesso concetto per gruppi molto diversi fra loro. Il secondo, l’uso del gergo come strumento o ostacolo nella comunicazione. Infine, la differenza tra comunicare in maniera semplice e comunicare in maniera chiara.
Il product manager come poliglotta: tradurre concetti tra diverse funzioni
Per il product manager è essenziale saper comunicare in modo chiaro ed efficace con diverse funzioni e team. Questi team possono avere interessi diversi nell’iniziativa in corso, e contribuiscono con esperienze variegate. Ad esempio, il dipartimento legale potrebbe essere interessato alla valutazione dei rischi, gli sponsor e gli stakeholder esecutivi all’approvazione del budget, e il team di sviluppo all’implementazione del prodotto.
Nonostante gli interessi non sempre sovrapponibili, il PM deve essere in grado di comprendere le esigenze di ciascun gruppo e renderle accessibili agli altri destinatari. Spesso questo implica la redazione di documenti che consolidino i punti di vista eterogenei in un’unica visione generale, come un concept paper, PRFAQ o una narrativa.
In questo senso, il PM è un poliglotta: è in grado di parlare in maniera sufficientemente fluente i linguaggi delle funzioni coinvolte nel successo del prodotto e di tradurre gli elementi essenziali, quantomeno all’interno del dominio di interesse. Nessuno si aspetta che un product manager comprenda ogni cavillo legale, ma dovrà acquisire padronanza dei rischi legali associati al proprio prodotto. Col tempo dovrà imparare a interagire con gli esperti in materia senza dover semplificare eccessivamente il livello della conversazione.
Uso del gergo: un ostacolo o uno strumento utile?
Il gergo è un’arma a doppio taglio. Una singola parola può rappresentare con esattezza un concetto complesso e ampio, rendendo dunque efficace la comunicazione. Tuttavia, se il destinatario della comunicazione non ha familiarità col termine e / o non padroneggia il concetto a cui si fa riferimento, il passaggio di informazioni fallisce – spesso, senza che le parti coinvolte se ne rendano conto.
Con questa consapevolezza, un product manager deve capire dal contesto quando utilizzare gergo specifico e quando tradurre in altro modo il concetto. Immaginiamo, ad esempio, di dover discutere rischi e mitigazioni in un meeting con vari dipartimenti. Questo l’input fornito dagli sviluppatori:
Il rischio di backlog frequenti può portare a una elevata latenza del sistema.Per rendere più accessibile il concetto si può scegliere di riproporlo come segue:
Le richieste spesso si accumulano nel sistema e rimangono in sospeso, generando così un ritardo nelle risposte.Oltre a pensare in maniera critica al proprio stile di comunicazione, il product manager deve creare un ambiente dove le persone coinvolte siano a proprio agio nel segnalare quando un concetto non è chiaro. Quando necessario, il PM deve proattivamente chiedere se un dato termine o concetto espresso da un collega è chiaro al resto dei presenti.
Nel contesto di comunicazioni scritte è utile includere un glossario all’inizio del documento. Il glossario può essere utilizzato per disambiguare acronimi, gergo specifico, così come nomi o concetti che sono specifici dell’iniziativa in questione.
Evangelizzare l’uso del gergo per creare un linguaggio comune
Quanto detto fino ad ora non significa che una product manager debba considerarsi condannata a farsi carico di tutte le comunicazioni tra funzioni diverse. Non vuole neanche dire che che debba semplificare o parafrasare ogni concetto.
Se un concetto è particolarmente rilevante per il prodotto o l’iniziativa in questione, vale la pena investire nella creazione di un linguaggio comune all’interno dell’organizzazione. Il PM deve promuovere attivamente l’uso del gergo appropriato e dare a tutti gli strumenti per comprenderne il significato e l’utilizzo corretto.
Questa operazione di evangelizzazione non avviene in un passaggio ma richiede tempo e, soprattutto, ripetizione. Può essere utile utilizzare wiki interne, documentazione, kick-off meeting e altri strumenti per facilitare il processo. Tuttavia, gli effetti si faranno vedere solo investendo sufficiente tempo e pazienza nell’utilizzare consistentemente i concetti e termini che si vogliono promuovere. Inoltre, è importante essere espliciti con i nostri stakeholder e colleghi, e spiegare l’utilità e importanza di padroneggiare un determinato gergo nel contesto dell’iniziativa.
Chiarezza e semplificazione non sono equivalenti
La conclusione sbagliata da trarsi è che il ruolo del product manager sia semplificare i concetti così che siano comunicabili tra persone di background diverso. In realtà, l’eccesso di semplificazione è un problema comunicativo paragonabile all’uso di una comunicazione fattualmente errata. Semplificare comporta rinunciare a parte dell’informazione, e oltre a una certa soglia questo significa introdurre errori e malintesi nel flusso comunicativo.
Si attribuisce a Einstein l’idea che padroneggiare un concetto significhi essere in grado di spiegarlo a un bambino di sei anni. Corretta o meno che sia l’attribuzione, è controproducente utilizzare acriticamente questo approccio in un contesto lavorativo. La difficoltà per un PM è collaborare con un gruppo dalle competenze eterogenee – non quella di istruire un gruppo di persone con bassa competenza. Favorire la comunicazione all’interno di questo gruppo non significa sminuire le competenze dei singoli, bensì riconoscerne il diverso focus professionale.
La lente da utilizzare per analizzare e raffinare la propria la comunicazione è quella della chiarezza. Questo può essere in contrasto con principi quali sintesi o uso di uno stile coinvolgente. Bisogna saper valutare quale dimensione prediligere: per esempio, è logico preferire la sintesi in un executive summary. In generale, tuttavia, è inutile che i destinatari leggano da cima a fondo un documento se la metà non è in grado di comprenderne i contenuti.
Conclusioni
Sviluppare un prodotto digitale richiede molta collaborazione. Il product manager deve facilitare la comunicazione tra figure professionali i cui interessi non sono allineati e le cui competenze non si sovrappongono. Il tutto, operando tra incertezze, pressioni e informazioni parziali.
Per avere successo, serve creare un linguaggio condiviso, tradurre i messaggi per i destinatari rilevanti, e dare priorità alla chiarezza della comunicazione. Focalizzarsi questi aspetti consentirà a tutte le funzioni coinvolte di operare con consapevolezza e in maniera coordinata e migliorerà gestione del ciclo di vita del prodotto.
